6-1 Sigma… šta je to?

Sigma je 19. znak grčkog pisma.

Zanimljivo… ali, i dalje mi nije jasno kakva je veza tog grčkog slova i mog posla.

download

E, pa postoji veza, i to vrlo značajna.

Gledano u statističkom smislu, sigma predstavlja standardnu devijaciju vrednosti neke merene veličine u odnosu na prosečnu (srednju) vrednost.

Auh, ovo je već nešto komplikovano, ko će znati o čemu se ovde radi. Ok, hajde da pojednostavimo.

Sigurno ste negde čekali u redu. Obzirom na ostale obaveze, imate i vreme koje želite da odvojite da biste dobili uslugu koju čekate, odnosno vreme koje biste odvojili za čekanje u redu.

Sa druge strane, to je i podatak koji treba da služi firmi koja pruža usluge.

Cilj jeste da se vreme čekanja što više smanji, ali i da postoji izvesnost koliko će se čekati na uslugu. Često se i na osnovu toga ljudi odlučuju hoće li koristiti usluge određene kompanije ili neke druge.

Lako se može meriti vreme čekanja svakog pojedinca, posebno na današnjem nivou razvoja tehnologija, gde se koriste različiti uređaji koji dodeljuju kartice za uslugu koju čekaju.

stopwatch

Na osnovu tih podataka lako se nalazi srednja vrednost, prosek… to se uči još u osnovnoj školi.

Sada je lako za svaki uzorak izmeriti-izračunati razliku u odnosu na srednju vrednost. Možemo znati koliko svaka vrednost odstupa od srednje vrednosti. Neko odstupanje će biti pozitivno, neko negativno… ali u ukupnom zbiru biće nula.

Nula? Šta smo onda dobili… onda i dalje ne znamo ništa značajno o našem procesu.

Zato ćemo sva ta odstupanja kvadrirati, pa ih onda sabrati. E, sad smo već dobili samo pozitivne vrednosti… sumu svih vrednosti.

Ipak, teško da nekoga zanima koliko je ukupno bilo čekanje za ceo dan, ili koliko su ukupno platili i ostali koji su čekali u redu… Zato ćemo tu ukupnu sumu podeliti sa brojem uzoraka, i dobiti srednje kvadratno odstupanje. Srednje kvadratno odstupanje… daa, to je varijansa. Varijansa.

jhflj

Da, ali mi i dalje ni ona nije korisna… ipak je ona srednje kvadratno odstupanje. Kvadratno.

Dobro, to se lako reši. Sve što je kvadratno, dovede se u red korenovanjem. Zato, koren iz varijanse.

Devijacija… to je to… standardna devijacija. Evo je, to je ta tako strašna, a u isto vreme tako važna i korisna stvar. Sada znam prosečno odstupanje vrednosti podataka od srednje vrednosti.

Bravo, to je ono što želimo da smanjimo. Odmah u borbu protiv devijacije.

1-2 Čemu ti projekti?

Nekada niste ni svesni, a ipak sprovodite različite projekte. Da, to se dešava svakog dana. Neki mogu biti jako kratki, u toku jednog dana, a neki traju i više godina. Pre nego što ih pokrenete, sigurno se mnogo puta zapitate: „Zašto to da radim?“, „Šta će mi to?“, „Šta dobijam time?“, „Šta će to promeniti?“.

Da, sve su to uobičajene stvari oko svakog projekta.

Stvarno, koji su razlozi da pokrenete bilo koji projekat? Šta time dobijate? Svi znamo da se kroz različite projekte troše neka sredstva, znači da svaki od njih ima cenu… pa, makar i ne ulagali ništa, trošimo vreme. Ako ipak pokrećemo projekte, znači da ima nekog razloga, direktnog ili indirektnog.

Questions and Question Mark - Sticky Note Confusion

Zamislite da imate svoju firmu koja se bavi nekom proizvodnjom… npr. proizvodnja nameštaja. Pokrenuli ste ili nasledili firmicu, za sada još uvek spada u red malih, i tražite svoje mesto pod Suncem. Vidite da sve to može biti i bolje, i želite da unapredite poslovanje.

Pošto ste utvrdili da na tržištu postoji velika tražnja za proizvodima poput Vaših, a da se dobar deo može plasirati i u inostranstvo, odlučujete da proširite kapacitete. Otvorićete dodatni proizvodni pogon, kupiti još mašina, zaposliti nekoliko novih radnika. Za sve to će Vam trebati neka sredstva… hm, da, iskoristićete deo sredstava koje imate, a deo ćete pozajmiti od banke. Eto Vašeg projekta… novi proizvodni pogon. Čak i njega možete podeliti na više manjih projekata. Dakle, tržište nam je dalo mogućnost za novi projekat… hvala mu na tome.

Sad kad imamo veću proizvodnju, više radnika, više pogona, moramo uspostaviti neki sistem, kako nam se ne bi dešavale greške, odnosno da smanjimo broj loših proizvoda i minimizujemo gubitke. Zato ćemo uspostaviti procese… identifikovati ih, odrediti veze medju njima, mapirati ih, odrediti nosioce procesa, itd, itd. Oho, eto novog projekta. Želeli smo da napravimo uredjen sistem, a dobili smo novi projekat. Odlično, napredujemo.

production_furniture

Proizvodnja odlično napreduje, prodaja isto. Sistem i dalje ima neke problemčiće, ali sada imamo dobru osnovu i procese koje polako unapredjujemo. Pojavila se prilika da saradjujemo i sa stranim partnerima, ali su oni u startu zahtevni, traže i sertifikate- za sistem upravljanja kvalitetom, bezbednost na radu, zaštitu životne sredine… Ipak, pošto bi taj aranžman sa strancima bio vrlo isplativ, pokrenućemo novi projekat- uspostavljanje sistema menadžmenta i sertifikaciju. Pravimo svoje sisteme upravljanja, i još ćemo imati validne sertifikate. Odličan projekat.

Znamo da danas sve u životu, a posebno u poslovanju, diktiraju Internet trendovi. Svuda pričaju o digitalnom marketingu. Na svakom koraku govore kako ne možeš opstati na tržištu ako ne postojiš u digitalnom svetu. Hm, moraš imati svoj sajt, plus stranice na Linkedin-u, Twitter-u, Instagram-u, Facebook-u… Hm, odredićete ili angažovati nekoga ko će kreirati sajt i postaviti profile na svim tim mrežama. Aha, eto još jednog projekta.

Stvarno, vreme prolazi, a već se osećaju rezultati svakog od tih projekata. Napretka stvarno ima. Od neke mini-firmice sada imate jednu ozbiljniju, veću i napredniju od one početne. Veći pogon, uredjen sistem rada, uspostavljeni procesi i sistemi menadžmenta, sertifikovani sistemi menadžmenta, kompletno postavljen digitalni nastup… Zaposleni su mnogo zadovoljniji, poslovanje je bolje, domaći i inostrani partneri su vrlo zadovoljni saradnjom. Wau, ovi projekti su sjajna stvar, koliko su samo lepih stvari doneli.

Kad je već sve tako dobro, na kraju godine treba i napraviti neki skup za partnere, klijente, dobavljače, zaposlene… To će biti sjajna prilika da svi podele zadovoljstvo, da se opuste, razmene ideje i kontakte, uživaju u dobrim poslovima koji su uradjeni tokom godine. Da, organizacija tog dogadjaja će biti novi projekat. Bravo, sjajan projekat za kraj uspešne godine.

ClimatePartner_6588

Projekti na sve strane, razloga za pokretanje projekata uvek ima. Što je još lepše, projekti mogu biti različiti, kao što su i razlozi za njihovo pokretanje. Ima tu mesta za svakoga.

Projekti čekaju, prepoznajte ih.

1-1 Ili jesi, ili nisi – Projekat

Svakog dana imate prilike da slušate političare, estradne umetnike, ljude iz različitih profesija i iz različitih oblasti kako govore: „Baš sad imamo jedan projekat…“, ili „Upravo radim na jednom projektu…“ … ili, možda „Uskoro pokrećemo projekat…“.

Projekti na svakom koraku… i, reklo bi se, svi su u projektima, totalno obuzeti.

Da, lepo zvuči… ali, pre toga, znaju li oni uošte šta je to projekat? Šta to treba da nešto ispuni, da bismo rekli da je projekat? Čime se odlikuje taj projekat, zašto je to nešto drugačije od ostalog, pa da možemo reći da jeste projekat?

Svaki projekat je jedinstven. Hm, zanimljivo… jedinstven. Da, originalan, drugačiji od ostalih, poseban za sebe. Zamislite samo jednu kuću koju gradite. Drugačija je od ostalih, i to u dosta detalja. Zatim, prvi put se takva kuća gradi na tom prostoru. Nikada ranije nije ista ekipa ljudi radila taj posao. Koristićete drugačije materijale. Biće sasvim drugačije boje. Ugradićete posebna vrata. Eto, pravljenje Vaše kuće je sasvim jedinstven projekat. Već proizvodnja automobila u serijskoj proizvodnji nije, jer na traci imate bezbroj automobila koji se na isti način prave u sve tri smene, stalno na isti način.

fagg

Projekat ima i trostruko ograničenje- obim, vreme, novac.

Projekat je ograničen obimom. Ali, ne matematičkim obimom, već obimom onoga što će se realizovati. Zamislite primer one kuće koju smo već pomenuli. Ako Vam tu kuću gradi neka firma ili drugi majstori, želećete da bude izgradjeno sve ono što ste zamislili i dogovorili. Nikako ne biste bili zadovoljni da umesto tri sobe imate samo dve. Ali, isto tako, ne biste želeli da umesto tri sobe dobijete četiri male. Zato, vrlo je važno znati šta je obim projekta… u svakom detalju.

Projekat je ograničen vremenom. Vremenom kao hronološkim pojmom. To znači da za projekat moramo znati kad počinje, kad se završava, što znači i koliko traje. Nikada nam nije svejedno kada ćemo nešto početi, ili kada ćemo završiti. Ako nešto počne ranije ili kasnije ne odgovara; nekada ne odgovara ni ako se završi kasnije od predvidjenog, a često uopšte ne odgovara ako se završi kasnije nego što smo planirali, ili nam tada uopšte i ne znači. Za već pomenutu kuću, značilo bi nam, na primer, da počnemo prvog aprila, a da završimo do petnaestog novembra. Nikako ne odgovara, niti se može graditi po hladnom i snežnom vremenu.

Projekat je ograničen novcem. Da, novac u svakom delu života predstavlja neko ograničenje, pa i u svakom projektu. Za svaki projekat imate odredjeni novac, koji zapravo predstavlja Vaš budžet za realizaciju tog projekta. Ako pravite onu kuću, imate odredjena sredstva koja ste nekako prikupili za izgradnju kuće. Možda ste nešto i pozajmili, možda je i banka nešto pomogla kreditom, a za deo novca možda i čekate da Vam dužnici vrate ili plate… i sve ste to uračunali u budžet. Eto, kad sve to saberete, to ste odredili kao novac koji ćete imati na raspolaganju. Sad znate šta možete kupiti i kakvu kuću sagraditi sa tim novcem. Možda neće biti novca za bazen koji ste planirali.

Izmedju ta tri ograničenja javlja se i jedan bitan faktor- kvalitet. Kvalitet je vrlo važan za svaki projekat. Evo, samo na primeru kuće- naravno da Vam je bitan kvalitet. Ali, sva prethodna tri elementa mogu i veoma utiču na kvalitet. Ako se poveća obim, a vreme i budžet ostanu isti, kvalitet će biti manji. Ako se skrati vreme, a obim i budžet ostanu isti, kvalitet će biti manji. Ako se smanji budžet, a obim i vreme ostanu isti, kvalitet će biti manji. Hm, izgleda da je kvalitet zarobljen medju njima, i da će on biti pritisnut ako se pomeri bilo ko od trojice ograničivača.

project_dimension_grid

Sad, ispada da Vas sa svih strana stiskaju dok radite na svom projektu, tj. dok recimo gradite kuću. Da, stvarno je tako. Treba tačno odrediti šta i kako se radi, koliko, da ne bi posle bilo nekih primedbi, nekih nedostataka, ili suvišnih elemenata koje niste tražili. Ne zaboravite, za nešto dodatno neko može tražiti i dodatno da se plati. Onda, treba tačno dogovoriti vreme početka i vreme završetka… da ne bi nešto počelo u pogrešno vreme, ili se završilo kasnije od planiranog. U poslovnom svetu se i svako kašnjenje plaća kaznenim poenima u odgovarajućoj valuti.  Konačno, treba tačno odrediti koliko novca imamo, i šta možemo napraviti sa tolikim budžetom.

Šta se dešava ako se predomislite na pola kuće? Rešili ste ili želite da bude drugačija. Onda ćete morati da kupite još materijala- to traži dodatni novac. Da bi se uradili dodatni detalji, biće potrebno dodatno vreme, pa će završetak biti nešto kasnije nego što je dogovoreno. Čim se radi duže, moraćete dodatno da platite i radnike. Ako ipak želite da se to ubrza i završi u predvidjenom roku, moraćete da angažujete dodatne radnike ili posebne mašine, što će Vas opet više koštati… ako ne želite, onda će isti radnici to ubrzati, ali će kvalitet biti dosta niži nego što je dogovoreno.

Da, projekat je jedinstven, uz trostruko ograničenje. Kad god pomislite na projekat, ili krenete to da izgovorite, setite se svega toga. Čekaju Vas uzbudjenja.

2-10 Process – No stress

Sigurno ste imali prilike da vidite situacije da se kolege raspravljaju što neko nešto nije uradio, i kako je trebao da razmišlja o nekom detalju.

Obično se to dešava kada se pojavi neki problem, kreću frka i panika, nekako se taj problem i reši, posledice se zamaskiraju, sve se našminka… i idemo dalje. To da se ne ponovi.

Međutim, pošto se obično ne reši uzrok tog problema, posle nekog vremena se, logično, ponovo pojavi isti problem. Oo, nee, opet ista frka, panika, drama, rasprave i ubeđivanja. Da, i nađe se ili odredi krivac.

Samo se setite koliko se vremena i drugih resursa na neki takav događaj potrošilo, koliko ste vremena i živaca potrošili na sumanute raspravke i ubeđivanja, pravdanja i izvinjavanja, a sve to je moglo da se drugačije reši i da se ne dogodi.

Takve situacije vrlo efikasno rešavaju procesi. Definišu se, precizno odrede sve moguće alternative na mestima odlučivanja, odrede sledeće aktivnosti, i sistem počinje da radi „kao švajcarski sat“.

okok

Ovakve situacije su Vam sigurno poznate i iz posla. Često se nešto `krpi`, `šminka`, rasprave oko istih stvari, rešavaju se problemi, a ostaju uzroci tih problema. Nema uspostavljenih (efikasnih) procesa.

Kada znamo procese, lako možemo onda odrediti za sve aktivnosti i resurse, odnosno moguća vremena trajanja aktivnosti. Na taj način možemo doći i do mogućih suma, odnosno troškova realizacije aktivnosti u nekom procesu, odnosno trajanja istih.

koko

Kada smo definisali procese i međuzavisnosti između aktivnosti, već sledećeg trenutka praktično nestaju sve dileme, jer za svaku mogućnost u nekoj situaciji gde imamo više opcija postoji definisan izbor, odnosno put kojim treba nastaviti. To znači da na taj način skraćujemo vreme odlučivanja, a u isto vreme donosimo standardizovane odluke.

Već ta informacija može biti signal za nekoga od saradnika ili drugi odsek u kompaniji da izvrši pripremne radnje za sledeću aktivnost, što opet donosi neku uštedu vremena. Ušteda vremena sa sobom uvek nosi i uštedu nekih resursa, i lančano se prenosi na sve ostalo…

Sa procesima nema stresa. Unapredite poslovanje.

Korelacija i regresija su svuda oko nas… ne samo u poslu i statistici

Možda volite da pijete pivo, a svakako znate nekoga ko uživa u njemu. Primetili ste i da se, nekako prirodno, pivo više konzumira leti, kada su visoke temperature.

Hm, izgleda da smo lako zaključili da se pivo više pije kad je visoka temperatura. U stvari, jasno je i da postoji veza izmedju spoljašnje temperature i prodaje piva… i reklo bi se da je ta veza jaka.

Zanimljivo, imamo dva zaključka- prodaja piva je u jakoj vezi sa spoljašnom temperaturom, i što je viša temperatura, veća je i prodaja piva.

Sad kad to znamo, bilo bi nam zanimljivo i korisno kada bismo znali kolika će prodaja piva biti pri određenoj temperaturi. Hm, zamislite da imate diskont pića ili prodavnicu, i možete da znate kolika će prodaja piva biti sutra, samo tako što gledate vremensku prognozu i znate kolika će biti temperatura. Sjajno.

ga

Sve je to i stvarno moguće, i to vrlo konkretno, matematičko-statističkim metodama.

Da li postoji veza između dve veličine, i koliko je ona jaka, utvrđuje se korelacijom. Vrednosti koeficijenta korelacije kreću se u intervalu od -1 do +1. Apsolutne vrednosti veće od 0,7, bez obzira da li je pozitivan ili negativan, pokazuju da je u pitanju jaka međuzavisnost. Sa druge strane, ukoliko je koeficijent korelacije pozitivan, zavisnost je direktna (kad jedna raste, raste i druga, i obratno); a, ukoliko je koeficijent korelacije negativan, zavisnost je obrnuta (kad jedna raste, druga opada, i obratno).

Iz odgovarajućih podataka, može se doći do jednačine koja povezuje dve veličine, i tu mogućnost nam pruža regresija, takozvanom metodom najmanjih kvadrata.

fd

Vrlo moćno. Sve to se može primeniti kod pojava u poslovanju. Opšti cilj poslovanja jeste ostvarivanje profita, i to maksimalno mogućeg. Kao što je poznato, profit predstavlja razliku prihoda i troškova. Jasno, postoje dva načina za povećanje profita: povećati prihode ili smanjiti troškove. Često su uslovi tržišta takvi da nije moguće značajno povećati prihode u kratkom vremenu, ali se zato može uticati na troškove poslovanja.

Eto prve prave prilike za unapređenje. Potrebno je samo da imamo odgovarajuće podatke o određenim veličinama, i pomoću njih možemo doći do mesta nastanka troška, odnosno znati koliko ćemo smanjiti troškove ukoliko utičemo na uzrok nastanka suvišnog troška. Neminovno, biće unapređeno stalno funkcionisanje poslovnog sistema, i omogućeno efikasnije poslovanje.

2-9 Sad je tu i Project Manager. Neka počne planiranje procesa.

Organizacija je prepoznala da im procesi nisu dobri ili dovoljni, ili da ih uopšte nemaju i da bi trebali da ih uvedu. Konačno, rešili su i da se ozbiljno pozabave uvođenjem procesa. Dugo su se svi dogovoravali, diskutovali, razmenjivali ideje, i došao je trenutak da se svi skupe i počnu priču o tome.

Svi su saglasni da je to jedinstven poduhvat, nikad ranije nisu takvo nešto radili, da bi trebalo da se tačno zna kad počinje, kad se završava, koliko će koštati, šta tačno treba da se uradi… Odjednom, jedan od kolega dobaci: “Hej, pa to je onda projekat!”.

Ostali ga pogledaše, zamisliše se, nešto za sebe i medju sobom progovoriše, pa kao u glas da rekoše: “Dobro, ako je projekat… šta onda?” Pošto je projekat, onda moramo da odredimo obim tog projekta, trajanje i cenu. To su ograničenja svakog projekta. Daa, i kvalitet… on je u vezi sa ova tri elementa. Ako se promeni neki od njih, promeniće se i nivo kvaliteta.

1

Već su i ostali bili ubeđeni da je u pravu, pa su klimali glavom… dok jedan ne reče: “Ok, ti ćeš biti Project Manager.” Ostali se saglasiše.

Tako je grupa inicirala projekat. Odredili su početak, završetak, tačno šta žele da postignu, ciljeve projekta…

2

Project Manager je zakazao sledeće okupljanje, na kojem su ceo projekat kroz WBS rastavili na radne pakete i napravili planove za različite oblasti upravljanja: obim, vreme, troškovi, kvalitet, komunikacije, ljudski resursi, rizici, nabavke, integracija…

3

Sada im je već lako i da odrede šta se kada dešava, šta kada počinje i kada se završava, i na koju se aktivnost nastavlja neka druga, ali i ko je zadužen za te aktivnosti, i da sve to unesu u Gant chart.

4

Pošto su izradili sve planove i sve definisali, pristupili su realizaciji projekta. Korak po korak, po fazama, radili su na uspostavljanju procesa. Svako je davao svoj stručni doprinos tamo gde je najbolji, u oblasti u kojoj je određen za nosioca aktivnosti.

Sve vreme Project Manager upravlja svim aktivnostima, pruža podršku, prati napredak, sarađuje sa vođama i članovima timova, po potrebi upravlja promenama, i rešava eventualne konflikte. Kroz stalno praćenje projekta, kontroliše i dostizanje ciljeva.

Polako, projekat se privodi kraju, čitav sistem upravljanja procesima je uspostavljen, validiran, i vreme je da se top menadžmentu „predaju ključevi procesa“. Pošto je projekat uručen i prihvaćen, sve aktivnosti se privode kraju, svi resursi se polako dezangažuju… I, da ne zaboravimo, uspešan projekat se obavezno završavam proslavom tima koji je napravio rezultat.

Tim je taj koji je uspostavio sve procese. Project Manager je samo slušao tu muziku sjajnih profesionalaca, i kao dirigent im pružio priliku da se maksimalno ostvare. Sada taj orkestar može po vrhunskim procesima da odsvira svaku simfoniju. Vrhunski procesi za vrhunske umetnike.

5

2-8 Procesi? Lako ćemo, treba samo da ih nacrtamo. Hm, nije baš samo to.

Lako ljudi pomisle da je dovoljno samo nacrtati mapu procesa, i da je time sve gotovo. Obično to bude i ključna greška, koju dugo posle ne isprave.

Tog trenutka praktično svi pomisle da su uspostavili procese, i da je sada sve lako- imaju mapu procesa, mogu njom da se pohvale gostima i poslovnim partnerima, i uspeli su.

Međutim, sa strane, dešava se mnogo problema… mnogo, nekada i više nego ranije. Onda mnogi budu ubeđeni da su krivi pojedinci… da ih treba kazniti, premestiti… a, u stvari, procesi nisu uspostavljeni, već samo nacrtani.

dafaga

Setite se mnogih situacija, uzalud je bila Vaša volja da uradite nešto, ako Vas nisu podržali menadžeri. Znači, treba neko sa autoritetom da podrži, tj. da stvarno bude posvećen onome što želimo da postignemo procesima. Taj neko je iz top menadžmenta, neko ko stalno pruža podršku, obezbeđuje resurse, osigurava budžet… Dakle, liderstvo… jer, inače, procesi se neće desiti sami od sebe.

Pre nego što krenemo da uspostavljamo procese, moramo znati šta želimo… odakle krećemo, i gde želimo da stignemo… kao kad znamo kuda smo krenuli. Ako samo krenemo, možemo otići u neki planinski centar, a ne na more. Lako možemo da stanemo, da malo krenemo nekim drugim putem, i da izađemo na pravi, ali moramo znati kuda smo krenuli. Tako je i sa procesima… njih moramo povezati sa strateškim ciljevima kompanije.

Ne može biti dobro samo da bilo gde stignemo. Možda nam to trenutno i odgovara, deluje nam lepo, ali ipak moramo stići tamo kuda smo krenuli. Isto tako i sa procesima, moramo znati tačan rezultat koji želimo da dobijemo… ono što smo postavili kao cilj na početku tog projekta.

Da ne bismo lutali i stihijski nagađali kuda idemo, bilo bi dobro da napravimo plan putovanja. Tako ćemo i za uvođenje procesa napraviti strukturirani pristup, i tačno znati kuda idemo, kuda sve moramo da prođemo, kada stižemo u koju tačku… Da, to će Project Manager.

Svaka promena u organizaciji nekako prirodno donosi i promene u konceptu rada i pristupu, pa se često i bez razloga javlja otpor kod dela zaposlenih. Upravo zato treba i pre početka putovanja kroz uvođenje procesa predvideti gde bi se mogao pojaviti otpor, bolje uputiti svakog pojedinca u ideju za uspostavljanjem procesa, i uključiti ih aktivno, ohrabriti da procese implementiraju na najbolji način.

Procesi nisu za jednokratnu upotrebu. Treba ih razviti tako da daju održive, razvojne i trajne performanse. Kada su uspostavljeni, treba ih testirati, isprobati, pokazati njihovu vrednost- da uverimo sebe, sponzore, sve koji su bili uključeni ili zainteresovani… Procesi rade, to je fantastično.

ljadad