2-12 Kad uspostavimo procese, neće me više zvati? U, pa to je odlično.

Ako čitavu priču o procesima malo uprostimo i banalizujemo, doći ćemo i do jednostavnih primera dobiti koje se ostvaruju uvođenjem procesa.

Ako ste top menadžer, neće Vas svaki čas zvati menadžeri po odsecima…

Ako ste menadžer, neće Vas svaki čas zvati tim lideri…

Ako ste tim lider, neće Vas svaki čas zvati zaposleni…

Ako ste izvršilac, nećete svaki čas zvati svog tim lidera…

fdsfdsf

Zamislite koliko se samo poziva u toku dana izvrši među svim ovim ljudima… Sve to predstavlja neki trošak novca, vremena, često dovodi do novih i novih sastanaka…

Zamislite ili se setite šta se dešava u međuvremenu, dok se ne reši sve to što je trebalo iskomunicirati između ljudi na istoj lestvici u hijerarhiji, po horizontali, ili među različitim nivoima, po vertikali… čekanje, napetost, improvizacije…

Mnogo nepotrebnih problema.

Hm, a zašto Vas neće zvati tako svaki čas, kao do sad, ili zašto Vi nećete morati da zovete nekog drugog?

Zato što su poslovne situacije razrađene, definisane, zna se jasan sled aktivnosti, znaju se uzročno-posledične veze između aktivnosti, zna se šta se radi posle neke aktivnosti… Svakome je jasno šta treba da radi, šta prethodi njegovoj aktivnosti, i šta je sledeća aktivnost u procesu.

Potrebno je samo da svi budu upoznati sa procesima, i da ih se pridržavaju. Ako neko i dođe do pitanja šta treba da uradi, samo ga treba ponovo usmeriti na uspostavljeni proces… pa, i to je jedan proces.

Na kraju bi neko mogao da se uplaši da se nećete više čuti sa kolegama, saradnicima, menadžerima… Bez brige, hoćete… ali sada mnogo više kada treba da se proslavi uspeh.

lalala

Advertisements

2-11 Procesi donose uštede, dobit i kupce- to mi treba

Svakog dana se preduzetnici trude da naprave što veći profit.

Slučaj jedne pekare je sasvim tipičan. Vlasnik i radnici se trude da naprave što veći promet, kako bi napravili što bolje rezultate. Međutim, tržište je takvo kakvo jeste, u kraju postoje i druge pekare, nekako su se i kupci navikli svako na svoju pekaru.

Međutim, to što prave sve više peciva, ne daje im željene rezultate. Čak, naprotiv. Svakog dana im ostaje dosta peciva, koje na kraju dana propada. Rezultat- umesto povećanja, prihod je ostao isti, a samo su se napravili dodatni troškovi.

Nisu ni primetili da im vrlo često nestaju neki proizvodi koje kupci traže, kao i da su često kupci nezadovoljni nekom uslugom ili pristupom osoblja.

Dakle, da su još pre svega uspostavili procese, ne bi bespotrebno potrošili toliko vremena, sredstava, novca… ovako, samo su napravili velike troškove, a nikakav rezultat. Da, proces bi nam doneo mnogo uštede.

Kakav proces, i zašto sad taj proces? Izgleda prosto, poći od kupca, korisnika usluga. Postaviti procese tako da budu usmereni prema njemu. Kada se postavi osnovni, strateški cilj, onda se svi procesi grade prema njemu. Kupac želi da bude u centru pažnje, da bude maksimalni kvalitetno uslužen, i da mu bude pružen najbolji proizvod ili usluga.

1

 Da je bila poslovna situacija, ne bismo praktično ništa zaradili… a, ako gledamo sa čisto finansijske strane, opšti cilj poslovanja jeste ostvarivanje profita. Kolikog profita? Maksimalno mogućeg.

Da, logično. Profit predstavlja razliku prihoda i troškova.

Prva asocijacija većini ljudi jeste povećanje prihoda. Za iste troškove, profit je moguće povećati povećanjem prihoda. Svi se trude da povećaju prodaju, ulažu u marketing, tek posle određenog vremena se pokažu rezultati opravdanosti nekih poteza. Često nije ni moguće značajno povećati prihod na duže vreme i postaviti održivi nivo.

22

Povećanje profita se može ostvariti i smanjenjem troškova, čak i ako se zadrži isti nivo prihoda. Smanjenje troškova će doneti trajno niži nivo troškova, i tako održiviji sistem.

2

Kako doći do smanjenja troškova? Deluje jednostavno… uspostavljanjem procesa.

Da… uštedećemo vreme, resurse, novac… Dodatna ušteda je isto što i dodatna zarada, dodatni profit. Jedino što procesi donose stalne uštede, pa na taj način i stalno povećanje profita, ne samo jednokratno.

Posebno, dobijamo zadovoljne i lojalne korisnike, što je osnovni i najveći dobitak našeg poslovanja. Hvala procesima.

2-10 Process – No stress

Sigurno ste imali prilike da vidite situacije da se kolege raspravljaju što neko nešto nije uradio, i kako je trebao da razmišlja o nekom detalju.

Obično se to dešava kada se pojavi neki problem, kreću frka i panika, nekako se taj problem i reši, posledice se zamaskiraju, sve se našminka… i idemo dalje. To da se ne ponovi.

Međutim, pošto se obično ne reši uzrok tog problema, posle nekog vremena se, logično, ponovo pojavi isti problem. Oo, nee, opet ista frka, panika, drama, rasprave i ubeđivanja. Da, i nađe se ili odredi krivac.

Samo se setite koliko se vremena i drugih resursa na neki takav događaj potrošilo, koliko ste vremena i živaca potrošili na sumanute raspravke i ubeđivanja, pravdanja i izvinjavanja, a sve to je moglo da se drugačije reši i da se ne dogodi.

Takve situacije vrlo efikasno rešavaju procesi. Definišu se, precizno odrede sve moguće alternative na mestima odlučivanja, odrede sledeće aktivnosti, i sistem počinje da radi „kao švajcarski sat“.

okok

Ovakve situacije su Vam sigurno poznate i iz posla. Često se nešto `krpi`, `šminka`, rasprave oko istih stvari, rešavaju se problemi, a ostaju uzroci tih problema. Nema uspostavljenih (efikasnih) procesa.

Kada znamo procese, lako možemo onda odrediti za sve aktivnosti i resurse, odnosno moguća vremena trajanja aktivnosti. Na taj način možemo doći i do mogućih suma, odnosno troškova realizacije aktivnosti u nekom procesu, odnosno trajanja istih.

koko

Kada smo definisali procese i međuzavisnosti između aktivnosti, već sledećeg trenutka praktično nestaju sve dileme, jer za svaku mogućnost u nekoj situaciji gde imamo više opcija postoji definisan izbor, odnosno put kojim treba nastaviti. To znači da na taj način skraćujemo vreme odlučivanja, a u isto vreme donosimo standardizovane odluke.

Već ta informacija može biti signal za nekoga od saradnika ili drugi odsek u kompaniji da izvrši pripremne radnje za sledeću aktivnost, što opet donosi neku uštedu vremena. Ušteda vremena sa sobom uvek nosi i uštedu nekih resursa, i lančano se prenosi na sve ostalo…

Sa procesima nema stresa. Unapredite poslovanje.

2-9 Sad je tu i Project Manager. Neka počne planiranje procesa.

Organizacija je prepoznala da im procesi nisu dobri ili dovoljni, ili da ih uopšte nemaju i da bi trebali da ih uvedu. Konačno, rešili su i da se ozbiljno pozabave uvođenjem procesa. Dugo su se svi dogovoravali, diskutovali, razmenjivali ideje, i došao je trenutak da se svi skupe i počnu priču o tome.

Svi su saglasni da je to jedinstven poduhvat, nikad ranije nisu takvo nešto radili, da bi trebalo da se tačno zna kad počinje, kad se završava, koliko će koštati, šta tačno treba da se uradi… Odjednom, jedan od kolega dobaci: “Hej, pa to je onda projekat!”.

Ostali ga pogledaše, zamisliše se, nešto za sebe i medju sobom progovoriše, pa kao u glas da rekoše: “Dobro, ako je projekat… šta onda?” Pošto je projekat, onda moramo da odredimo obim tog projekta, trajanje i cenu. To su ograničenja svakog projekta. Daa, i kvalitet… on je u vezi sa ova tri elementa. Ako se promeni neki od njih, promeniće se i nivo kvaliteta.

1

Već su i ostali bili ubeđeni da je u pravu, pa su klimali glavom… dok jedan ne reče: “Ok, ti ćeš biti Project Manager.” Ostali se saglasiše.

Tako je grupa inicirala projekat. Odredili su početak, završetak, tačno šta žele da postignu, ciljeve projekta…

2

Project Manager je zakazao sledeće okupljanje, na kojem su ceo projekat kroz WBS rastavili na radne pakete i napravili planove za različite oblasti upravljanja: obim, vreme, troškovi, kvalitet, komunikacije, ljudski resursi, rizici, nabavke, integracija…

3

Sada im je već lako i da odrede šta se kada dešava, šta kada počinje i kada se završava, i na koju se aktivnost nastavlja neka druga, ali i ko je zadužen za te aktivnosti, i da sve to unesu u Gant chart.

4

Pošto su izradili sve planove i sve definisali, pristupili su realizaciji projekta. Korak po korak, po fazama, radili su na uspostavljanju procesa. Svako je davao svoj stručni doprinos tamo gde je najbolji, u oblasti u kojoj je određen za nosioca aktivnosti.

Sve vreme Project Manager upravlja svim aktivnostima, pruža podršku, prati napredak, sarađuje sa vođama i članovima timova, po potrebi upravlja promenama, i rešava eventualne konflikte. Kroz stalno praćenje projekta, kontroliše i dostizanje ciljeva.

Polako, projekat se privodi kraju, čitav sistem upravljanja procesima je uspostavljen, validiran, i vreme je da se top menadžmentu „predaju ključevi procesa“. Pošto je projekat uručen i prihvaćen, sve aktivnosti se privode kraju, svi resursi se polako dezangažuju… I, da ne zaboravimo, uspešan projekat se obavezno završavam proslavom tima koji je napravio rezultat.

Tim je taj koji je uspostavio sve procese. Project Manager je samo slušao tu muziku sjajnih profesionalaca, i kao dirigent im pružio priliku da se maksimalno ostvare. Sada taj orkestar može po vrhunskim procesima da odsvira svaku simfoniju. Vrhunski procesi za vrhunske umetnike.

5

2-8 Procesi? Lako ćemo, treba samo da ih nacrtamo. Hm, nije baš samo to.

Lako ljudi pomisle da je dovoljno samo nacrtati mapu procesa, i da je time sve gotovo. Obično to bude i ključna greška, koju dugo posle ne isprave.

Tog trenutka praktično svi pomisle da su uspostavili procese, i da je sada sve lako- imaju mapu procesa, mogu njom da se pohvale gostima i poslovnim partnerima, i uspeli su.

Međutim, sa strane, dešava se mnogo problema… mnogo, nekada i više nego ranije. Onda mnogi budu ubeđeni da su krivi pojedinci… da ih treba kazniti, premestiti… a, u stvari, procesi nisu uspostavljeni, već samo nacrtani.

dafaga

Setite se mnogih situacija, uzalud je bila Vaša volja da uradite nešto, ako Vas nisu podržali menadžeri. Znači, treba neko sa autoritetom da podrži, tj. da stvarno bude posvećen onome što želimo da postignemo procesima. Taj neko je iz top menadžmenta, neko ko stalno pruža podršku, obezbeđuje resurse, osigurava budžet… Dakle, liderstvo… jer, inače, procesi se neće desiti sami od sebe.

Pre nego što krenemo da uspostavljamo procese, moramo znati šta želimo… odakle krećemo, i gde želimo da stignemo… kao kad znamo kuda smo krenuli. Ako samo krenemo, možemo otići u neki planinski centar, a ne na more. Lako možemo da stanemo, da malo krenemo nekim drugim putem, i da izađemo na pravi, ali moramo znati kuda smo krenuli. Tako je i sa procesima… njih moramo povezati sa strateškim ciljevima kompanije.

Ne može biti dobro samo da bilo gde stignemo. Možda nam to trenutno i odgovara, deluje nam lepo, ali ipak moramo stići tamo kuda smo krenuli. Isto tako i sa procesima, moramo znati tačan rezultat koji želimo da dobijemo… ono što smo postavili kao cilj na početku tog projekta.

Da ne bismo lutali i stihijski nagađali kuda idemo, bilo bi dobro da napravimo plan putovanja. Tako ćemo i za uvođenje procesa napraviti strukturirani pristup, i tačno znati kuda idemo, kuda sve moramo da prođemo, kada stižemo u koju tačku… Da, to će Project Manager.

Svaka promena u organizaciji nekako prirodno donosi i promene u konceptu rada i pristupu, pa se često i bez razloga javlja otpor kod dela zaposlenih. Upravo zato treba i pre početka putovanja kroz uvođenje procesa predvideti gde bi se mogao pojaviti otpor, bolje uputiti svakog pojedinca u ideju za uspostavljanjem procesa, i uključiti ih aktivno, ohrabriti da procese implementiraju na najbolji način.

Procesi nisu za jednokratnu upotrebu. Treba ih razviti tako da daju održive, razvojne i trajne performanse. Kada su uspostavljeni, treba ih testirati, isprobati, pokazati njihovu vrednost- da uverimo sebe, sponzore, sve koji su bili uključeni ili zainteresovani… Procesi rade, to je fantastično.

ljadad

2-7 Nekima treba da se crta… Ne, svima treba da se crta.

Koliko smo svi samo puta u životu čuli tu frazu… „Tebi treba da se nacrta“. Obično su ljudi to govorili u situaciji kada nekome nisu stvar dobro objasnili, a onda u besu pokušavali da sve svale na drugu osobu.

Možda je i trebalo da se nacrta. Da su nekome nacrtali, bilo bi mu jasnije, nekako opipljivo, a svakako bi i vizuelno zapamtio.

untitledadad1

Psihologija i andragogija pokazuju da se samo slušanjem usvoji oko 10% informacija, dok se slušanjem i gledanjem usvoji već oko 40%. Kada se sve to i proradi, analizira, dolazimo do oko 70%. Upravo zato i jeste važna vizuelizacija, jer se na taj način usvaja mnogo više informacija, više znanja, lakše u pamćenju ostaju mnogi detalji.

Zamislite kada ne bi bilo saobraćajnih znakova, nego da morate da pamtite kojom brzinom da prilazite različitim krivinama, da morate da znate različite deonice puta, itd. Deluje naporno i neizvodljivo.

untitledadad2

Ovako, kad naiđete na tu situaciju, pogledate u znak, i jasno Vam je šta treba da radite. Nailazite na raskrsnicu, i putokaz Vam pokazuje kuda da idete prema željenom mestu. Kada ste prošli dva puta tom deonicom, već ste sebi na neki način ucrtali u glavi znakove i postupke.

Isto je tako i sa nacrtanim procesima. Idete normalno putem, dok ne naiđete na određenu situaciju, dilemu, problem. Onda možete pogledati znak, pogledati mapu procesa, ili ćete se setiti da je u takvoj situaciji potrebno primeniti određeno pravilo.

Koliko je važno definisanje i uspostavljanje procesa, isto tako je važno i njihovo mapiranje.

Svima treba da se crta… jer je tako bolje.

untitledadad3

2-6 Procesi dovode do stalnog unapredjenja. Wau, Continuous Improvement.

Umesto revolucionarnih inovacija, koje bi zadivile svet, organizaciju će pre unaprediti procesi, jer će osigurati stalno unapređenje sistema.

Kao što već znate, neće se značajne promene desiti preko noći, potrebno je vreme. Posebno, potrebno je vreme da se sistem prilagodi nekoj promeni, da neko vreme radi po novom sistemu i na istom nivou, pa da se vrši sledeće unapređenje, tek kada se sistem navikne na novo stanje. U suprotnom, za velike promene, dolazilo bi do pada, jer sistem ne može brzo da se prilagodi.

fdsfaf

Za svaku kompaniju ili manju firmu koja ima već ustaljeno poslovanje potrebno je postojeće procese optimizovati, uvesti neke nove, i uspostaviti čitav sistem upravljanja procesima.

Kada se uspostavi, Sistem upravljanja procesima (Process Management System) će doneti trajna unapređenja sistema. Trajna unapređenja, malim koracima.

Svakim danom će biti rad lakši i efikasniji, pa tako i čitav sistem efikasniji, sa mnogo više produktivnosti i značajno boljim iskorišćenjem resursa.

  • Skraćuje se vreme koje je potrebno da se uradi nešto, nema više uzaludnog gubljenja vremena,
  • Smanjuju se troškovi, nema više nepotrebnog rasipanja za iste stvari,
  • Povećava se zadovoljstvo korisnika, samim tim će se povećati i prihod,
  • Samo smanjenjem troškova, sa istim nivoom prihoda, ostvario bi se veći profit; sa dodatnim povećanjem prihoda, usled povećanja zadovoljstva korisnika, doći će do značajnog povećanja prihoda, i trenda stalnog rasta.

fdsfafa

Procesima, malim koracima, do zvezda…