2-11 Procesi donose uštede, dobit i kupce- to mi treba

Svakog dana se preduzetnici trude da naprave što veći profit.

Slučaj jedne pekare je sasvim tipičan. Vlasnik i radnici se trude da naprave što veći promet, kako bi napravili što bolje rezultate. Međutim, tržište je takvo kakvo jeste, u kraju postoje i druge pekare, nekako su se i kupci navikli svako na svoju pekaru.

Međutim, to što prave sve više peciva, ne daje im željene rezultate. Čak, naprotiv. Svakog dana im ostaje dosta peciva, koje na kraju dana propada. Rezultat- umesto povećanja, prihod je ostao isti, a samo su se napravili dodatni troškovi.

Nisu ni primetili da im vrlo često nestaju neki proizvodi koje kupci traže, kao i da su često kupci nezadovoljni nekom uslugom ili pristupom osoblja.

Dakle, da su još pre svega uspostavili procese, ne bi bespotrebno potrošili toliko vremena, sredstava, novca… ovako, samo su napravili velike troškove, a nikakav rezultat. Da, proces bi nam doneo mnogo uštede.

Kakav proces, i zašto sad taj proces? Izgleda prosto, poći od kupca, korisnika usluga. Postaviti procese tako da budu usmereni prema njemu. Kada se postavi osnovni, strateški cilj, onda se svi procesi grade prema njemu. Kupac želi da bude u centru pažnje, da bude maksimalni kvalitetno uslužen, i da mu bude pružen najbolji proizvod ili usluga.

1

 Da je bila poslovna situacija, ne bismo praktično ništa zaradili… a, ako gledamo sa čisto finansijske strane, opšti cilj poslovanja jeste ostvarivanje profita. Kolikog profita? Maksimalno mogućeg.

Da, logično. Profit predstavlja razliku prihoda i troškova.

Prva asocijacija većini ljudi jeste povećanje prihoda. Za iste troškove, profit je moguće povećati povećanjem prihoda. Svi se trude da povećaju prodaju, ulažu u marketing, tek posle određenog vremena se pokažu rezultati opravdanosti nekih poteza. Često nije ni moguće značajno povećati prihod na duže vreme i postaviti održivi nivo.

22

Povećanje profita se može ostvariti i smanjenjem troškova, čak i ako se zadrži isti nivo prihoda. Smanjenje troškova će doneti trajno niži nivo troškova, i tako održiviji sistem.

2

Kako doći do smanjenja troškova? Deluje jednostavno… uspostavljanjem procesa.

Da… uštedećemo vreme, resurse, novac… Dodatna ušteda je isto što i dodatna zarada, dodatni profit. Jedino što procesi donose stalne uštede, pa na taj način i stalno povećanje profita, ne samo jednokratno.

Posebno, dobijamo zadovoljne i lojalne korisnike, što je osnovni i najveći dobitak našeg poslovanja. Hvala procesima.

1-4 Letite sigurno, Project Manager upravlja

Nekako nam zvuči logično i jednostavno organizacija nekog projekta. Setimo se kako smo još davno organizovali rodjendan, pa neke žurke, onda neka slična dešavanja, i zaključimo kako nije problem.

Onda se pojavljuje neko ko priča o nekakvom Upravljanju projektima. Praktično svi se zamisle, i kažu: „Može da se upravlja autom, avionom… ali kako da upravljam projektom? Nije to mašina, pa da upravljam.“

Da, stvarno tako izgleda… stvarno, upravljati avionom… to zvuči tako moćno… Ali, da li je to tako lako, ili da li je pilotu koji leti sa jednog na drugi kraj sveta jednostavno da upravlja avionom? Da pogledamo baš neko upravljanje kod njega… taj njegov let je njegov projekat… i to poseban. Putnici moraju da stignu tamo kuda su krenuli, a pilot mora da im pruži zadovoljstvo tog leta, bez stresa i neželjenih događaja. Probajte da zamislite sebe kao tog pilota, stavite se u njegovu ulogu.

Kada bude određen za let na neku destinaciju, pilot se upoznaje sa planom leta i osnovnim parametrima. Zanima ga i vreme poletanja i sletanja, brzina kojom će leteti, visina, maršruta… Posle dugih priprema, dolazi i trenutak poletanja… tu je njegova uloga vrlo značajna, podići avion pun putnika na pravi način.

tv

Zatim dolazi, kako nama izgleda, deo koji je za pilota jednostavan… krstarenje nebom po putanji koju zadaje kontrola leta. Posebno, postoji uređaj za koji svi znamo- autopilot… uključiš ga, zadaš visinu, brzinu i kurs, i avion će sam leteti tamo.

Pilotu bi onda ostalo još samo da prizemlji avion, da sleti, i da tako završi tu akciju. Samo… da, to sve izgleda tako jednostavno… upravljati avionom.

Ali… uvek neko ali… da se vratimo na početak. Let se mora besprekorno planirati, jer nebom krstari masa aviona, po različitim putanjama i visinama. Pilot zato i mora biti potpuno upoznat sa svim detaljima plana.

Njegova uloga u poletanju je jasna, od pokretanja motora, rulanja po pisti, ubrzavanja do potrebne brzine, do odvajanja od zemlje. Avion ne može sam da poleti, a šta god i da se desi, pilot može u trenutku da reaguje, da upravlja avionom.

Kada poleti, tokom leta stvarno može da mu pomogne autopilot… ali, znamo da se dešava da se pojave vazdušne struje, oblaci, turbulencije, neki avion skrene sa svoje putanje… zato pilot svakog trenutka mora biti spreman da preuzme upravljanje avionom. Autopilot je tako i napravljen da njegova uloga prestaje čim pilot preuzme komande. Piloti, posada i osoblje su i pripremljeni da reaguju u izuzetnim situacijama, za sve standardne pojave imaju već propisane i uvežbane procedure.

Prilikom sletanja, pilot mora da avion usmeri sa prave strane, i pravom visinom i brzinom da se približava pisti… pa i sam trenutak dodira piste, koji je zahtevan, da putnicima učini lagodnim.

Njegov uspeh čine osmesi zadovoljnih putnika koji se iskrcavaju iz aviona. Ne znaju ko je on, nisu ga ni videli, ali im je jasno da je neko tako dobro upravljao avionom, da su uživali tokom čitavog leta, i da bi ponovo leteli sa njim.

Naše krstarenje kroz projekat je kao krstarenje avionom. Uzbudljivo, dinamično, želimo da na kraju svi budu zadovoljni i nasmejani. Upravo zato se projektom i mora upravljati.

Ko je naš pilot na projektu, ko tu upravlja? Project Manager.

Njegov let kroz projekat će osmisliti dosta širi tim, ali i on mora učestvovati u planiranju, jer je on odgovoran za taj let i uspeh projekta. Ulazak u avion za menadžera projekta predstavlja početak projekta. Tog trenutka Project Manager pokreće motore aviona, i preuzima čitav projekat. Tako on postaje i najodgovorniji za uspeh projekta. Ah, i taj projekat se neće realizovati sam od sebe, iako je sve isplanirano i svi su spremni za realizaciju projekta.

Tokom priprema i realizacije projekta pojavljuje se mnogo `bočnih udara`, `turbulencija`… i Project Manager je taj koji mora upravljati svim detaljima, kako bi taj let sa učesnicima projekta izveo od poletanja do sletanja na najbolji način, i učesnicima pružio maksimalno zadovoljstvo. Jasno je da je tokom leta, odnosno između početka priprema i završetka projekta, najdinamičnija i najznačajnija uloga Project Manager-a.

Dobrim sletanjem Project Manager treba da omogući najbolje zatvaranje projekta, i na taj način kruniše dobar let kroz projekat. Letite sigurno kroz projekat sa Project Manager-om.

maxresdefault

1-3 WBS- ceo projekat u tri slova

Počinjem da pričam o Upravljanju projektima, i umesto priče o svim uzbudjenjima koja prate svaki projekat, moram da krenem od početka… a, na početku svakog projekta je WBS. WBS = Work Breakdown Structure. Mnogi će se pitati šta je to WBS, i čemu to, što se sad zadržavamo i gubimo dragoceno vreme, a treba da organizujemo projekat. Hm, da… hajde da pogledamo ovako.

dagagag

Dobili ste gomilu knjiga. Različitih naslova, različitih tematika. Uh, šta da radite sa njima… Vidite da su vredne, ali tako na gomili su neupotrebljive, ni sami ne znate šta sve imate, koji su naslovi, kome možete da ih preporučite, koliko koja vredi, koliko sve zajedno vrede…

Prvi korak koji bi trebalo uraditi jeste da ih na neki logičan način podelite u srodne celine. Već ta čitava gomila dobija neke okvire, i može se svaka grupa obeležiti nekim zajedničkim naslovom. U okviru svake grupe možemo napraviti podgrupe, odnosno svaku grupu podeliti na 3-4 podgrupe, u kojima bi se našli naslovi iz iste podoblasti.

dagagaga

Ipak, i takve gomile knjiga je teško držati na sred sobe, ili negde sa strane. Zato, najbolji način jeste napraviti police, i složiti ih onako kako ste ih podelili. Bravo. Evo već uređenog sistema.

 dagagagag

Sada je već sve pregledno, sada se lako možemo snaći u moru knjiga. Znamo šta nam se nalazi u svakoj vertikali, i u svakoj vertikali smo knjige podelili po podoblastima, pa tako svaku policu možemo dodatno označiti. Odavde možemo lako prebrojati koliko knjiga imamo u kojoj oblasti i podoblasti.

Ako svakoj dodelimo neku cenu, možemo lako sabrati koliko vrede knjige na nekoj polici, ili zbirno knjige u vertikali, odnosno određenoj oblasti. Isto tako, možemo znati i vrednost svih knjiga koje posedujemo.

Sve to jeste bio dug i zahtevan posao, ali sada se možemo vrlo lako snaći u čitavoj kolekciji, napraviti popis kolekcije, prebrojati ih, odrediti vrednost… Praktično, više nemamo nikakvih problema.

Eto sada prave prilike da se vratimo na naš WBS, od kojeg smo krenuli. WBS, kao skraćenica za Work Breakdown Structure, jeste osnovni sastojak svakog recepta za uspeh projekta.

Kao i police kod knjiga, osnovni cilj projekta ćemo podeliti na zadatke, nekad i njih na podzadatke nižeg nivoa, i sve do nivoa takozvanih radnih paketa. Radni paketi jesu najniži nivoi na koje se dekomponuju zadaci i podzadaci projekta.

dagagagagh

Ovako razložena struktura projektadaje jasnu sli ku o svim elementima. Dekomponovanje je išlo putem odozgo na dole, od najkrupnijih elemenata do najsitnijih. U sledećem koraku ići ćemo u drugom smeru, odozgo na gore.

Za svaki radni paket možemo odrediti vreme trajanja aktivnosti, cenu, rizike, željeni kvalitet, potrebne ljudske i materijalne resurse, stejholdere…

Sažimanjem odozdo na gore, lako možemo doći do ukupnih troškova, odnosno cene projekta, postaviti osnove za liste zadataka, registar rizika, vremenski plan, plan kvaliteta, plan komunikacije…

dagagagaghf

Ne smem ni da zamislim kakvo bi bilo planiranje projekta bez WBS-a, i kako izgleda organizacija nekog projekta bez strukturiranog pristupa kroz WBS… konfuzija i stihijska improvizacija, put ka neuspehu.

Zato, WBS uvek nosim sa sobom… nikuda bez njega.

6-3 Uhvati pravac, krivudanje je opasno

Svako je nekada video na putu auto koji krivuda, i sigurno se i sami sećate kako je to dramatično izgledalo, čak i zastrašujuće. Sigurno je bilo jasno i očigledno kako to može da izgleda opasno.

Potpuno je jasno da je zato put i obeležen, određena širina puta i označene linije između kojih treba vozilo da se kreće. Kada se vozila kreću u tim okvirima, sve je tako jednostavno, i to je znak da sve funkcioniše kako treba.

U principu, želimo da putanju uvedemo u neku sigurnu liniju koju želimo, da se krećemo u okviru zadatih granica, i da smanjimo krivudanje što je više moguće.

Gledano sa inženjersko-ekonomskog aspekta, hteli bismo da postavimo određenu vrednost za parametre koje pratimo u poslovanju i uspostavimo sistem tako da ispunjava ono što smo postavili, da zadamo željene granice u okviru kojih će se kretati vrednosti koje pratimo, na svaki način smanjimo odstupanja od projektovane vrednosti, odnosno smanjimo standardnu devijaciju.

 uhuh

Da, to je to… međutim, Vama verovatno nije baš zanimljiva priča o statističkom pristupu, formulama i grafikonima standardne devijacije… na kraju, ona i nije predmet Vašeg posla, već neki drugi procesi, prodaja, nabavke, proizvodnja, usluge…

Ali, to ćete razumeti na sledeći način, koji će Vam sigurno biti logičan i jasan. Ne krećete se zadatim putem, čak ni na jednoj strani, nego i po njoj krivudate. Zamislite da su to neke vrednosti u Vašem poslovanju- vreme obrade nekog zahteva, troškovi proizvodnje, lead time za nabavku ili proizvodnju… Uh, teško biste mogli nešto da planirate tako, zar ne? Da, zato Vam i jeste cilj da to svoje poslovanje uvedete u neku sigurnu liniju, da smanjite odstupanja.

ijij

Šta ste dobili time? Uh, mnogo, mnogo… Vaš sistem je stabilan, nema odstupanja, u svakom trenutku možete znati na šta računate, možete lakše predvideti ili proceniti vreme potrebno za neku operaciju, isto tako i proceniti troškove… znaćete i koliko Vam je potrebno za nabavku, proizvodnju, isporuku… Ako je Vama lakše, onda je sigurno lakše i Vašim partnerima, klijentima… Ako su oni zadovoljniji, onda će i Vaše poslovanje biti bolje…

Samo, kako sve to? Deluje komplikovano, i nije jednostavno. Pravi put i prvi korak prema optimizaciji jeste uspostavljanje procesa. Ako postoje, treba ih unaprediti. Korak po korak.

3-1 Kvalitet ili cena? Izaberite kvalitet

Svima nam je dobro poznata priča o značaju stranih jezika u savremenom poslovanju i životu. Praktično, neizostavan alat. Da, baš kao alat. Zamislite neki zanatski deo posla. Znate kako da uradite, ali nemate čime. Otprilike je takva situacija i u poslu. Imate znanja, kvalifikacije, iskustvo, ali ne možete to da prenesete i primenite. Problem- (ne)znanje jezika.

Taj problem možete zamisliti i na primeru neke škole stranih jezika. Ima raznih. Nude različite programe. Različiti su uslovi.

Primer jedne od njih pozitivno govori o kvalitetu kao, nesumnjivo, jednoj od najznačajnijih osobina svakog proizvoda ili usluge. Konkurencija je niskom cenom vršila žestok pritisak na poslovanje škole. Agresivna kampanja niskih cena je privukla mnoge, i u trenutku postavila dilemu o strategiji daljeg poslovanja. Predlog je bio da se cena ne dira, iz dva razloga: prvo, cena je adekvatna kvalitetu i programu koji se nude; a, drugo, onda će se izjednačiti i poistovetiti sa neadekvatnom konkurencijom.

ydoufa

Ostati dosledan kvalitetu. Možda će neki pojuriti za niskom cenom, ali će se kod nas vratiti po kvalitet.

Dakle, vrlo brzo će svi zaboraviti neku višu cenu koju su platili, ali nikad neće zaboraviti kvalitet koji su dobili. Kvalitetom se ne sme kockati.

urtt

U konkretnom slučaju, ono što je polaznicima kursa stranih jezika potrebno je jedino visok nivo znanja. Na primer, za rad u inostranstvu, potreban je nivo B2. To se i ocenjuje prilikom polaganja za sertifikate- nivo i kvalitet znanja. Eto tačke do koje dolazimo- razlog zašto smo pohadjali neki kurs- da bismo se zaposlili ili studirali u inostranstvu, odnosno pre toga kao uslov da bismo položili određeni test i ostvarili sertifikat nivoa B2.

Cena je trenutna stvar, kvalitet je ono što traje. Kvalitet je stil života i rada.

Ista je stvar i sa procesima. Ono što nas zanima jeste da procesi budu definisani i uspostavljeni tako da budu efikasni i efektivni, da na izlazu daju najbolje moguće rezultate. Sve u toku projekte uspostavljanja procesa se može smatrati jednokratnim, dok su sami procesi trajni i oni dugoročno stvaraju dodatu vrednost.

pipi

Izaberite kvalitet.

6-1 Sigma… šta je to?

Sigma je 19. znak grčkog pisma.

Zanimljivo… ali, i dalje mi nije jasno kakva je veza tog grčkog slova i mog posla.

download

E, pa postoji veza, i to vrlo značajna.

Gledano u statističkom smislu, sigma predstavlja standardnu devijaciju vrednosti neke merene veličine u odnosu na prosečnu (srednju) vrednost.

Auh, ovo je već nešto komplikovano, ko će znati o čemu se ovde radi. Ok, hajde da pojednostavimo.

Sigurno ste negde čekali u redu. Obzirom na ostale obaveze, imate i vreme koje želite da odvojite da biste dobili uslugu koju čekate, odnosno vreme koje biste odvojili za čekanje u redu.

Sa druge strane, to je i podatak koji treba da služi firmi koja pruža usluge.

Cilj jeste da se vreme čekanja što više smanji, ali i da postoji izvesnost koliko će se čekati na uslugu. Često se i na osnovu toga ljudi odlučuju hoće li koristiti usluge određene kompanije ili neke druge.

Lako se može meriti vreme čekanja svakog pojedinca, posebno na današnjem nivou razvoja tehnologija, gde se koriste različiti uređaji koji dodeljuju kartice za uslugu koju čekaju.

stopwatch

Na osnovu tih podataka lako se nalazi srednja vrednost, prosek… to se uči još u osnovnoj školi.

Sada je lako za svaki uzorak izmeriti-izračunati razliku u odnosu na srednju vrednost. Možemo znati koliko svaka vrednost odstupa od srednje vrednosti. Neko odstupanje će biti pozitivno, neko negativno… ali u ukupnom zbiru biće nula.

Nula? Šta smo onda dobili… onda i dalje ne znamo ništa značajno o našem procesu.

Zato ćemo sva ta odstupanja kvadrirati, pa ih onda sabrati. E, sad smo već dobili samo pozitivne vrednosti… sumu svih vrednosti.

Ipak, teško da nekoga zanima koliko je ukupno bilo čekanje za ceo dan, ili koliko su ukupno platili i ostali koji su čekali u redu… Zato ćemo tu ukupnu sumu podeliti sa brojem uzoraka, i dobiti srednje kvadratno odstupanje. Srednje kvadratno odstupanje… daa, to je varijansa. Varijansa.

jhflj

Da, ali mi i dalje ni ona nije korisna… ipak je ona srednje kvadratno odstupanje. Kvadratno.

Dobro, to se lako reši. Sve što je kvadratno, dovede se u red korenovanjem. Zato, koren iz varijanse.

Devijacija… to je to… standardna devijacija. Evo je, to je ta tako strašna, a u isto vreme tako važna i korisna stvar. Sada znam prosečno odstupanje vrednosti podataka od srednje vrednosti.

Bravo, to je ono što želimo da smanjimo. Odmah u borbu protiv devijacije.

1-2 Čemu ti projekti?

Nekada niste ni svesni, a ipak sprovodite različite projekte. Da, to se dešava svakog dana. Neki mogu biti jako kratki, u toku jednog dana, a neki traju i više godina. Pre nego što ih pokrenete, sigurno se mnogo puta zapitate: „Zašto to da radim?“, „Šta će mi to?“, „Šta dobijam time?“, „Šta će to promeniti?“.

Da, sve su to uobičajene stvari oko svakog projekta.

Stvarno, koji su razlozi da pokrenete bilo koji projekat? Šta time dobijate? Svi znamo da se kroz različite projekte troše neka sredstva, znači da svaki od njih ima cenu… pa, makar i ne ulagali ništa, trošimo vreme. Ako ipak pokrećemo projekte, znači da ima nekog razloga, direktnog ili indirektnog.

Questions and Question Mark - Sticky Note Confusion

Zamislite da imate svoju firmu koja se bavi nekom proizvodnjom… npr. proizvodnja nameštaja. Pokrenuli ste ili nasledili firmicu, za sada još uvek spada u red malih, i tražite svoje mesto pod Suncem. Vidite da sve to može biti i bolje, i želite da unapredite poslovanje.

Pošto ste utvrdili da na tržištu postoji velika tražnja za proizvodima poput Vaših, a da se dobar deo može plasirati i u inostranstvo, odlučujete da proširite kapacitete. Otvorićete dodatni proizvodni pogon, kupiti još mašina, zaposliti nekoliko novih radnika. Za sve to će Vam trebati neka sredstva… hm, da, iskoristićete deo sredstava koje imate, a deo ćete pozajmiti od banke. Eto Vašeg projekta… novi proizvodni pogon. Čak i njega možete podeliti na više manjih projekata. Dakle, tržište nam je dalo mogućnost za novi projekat… hvala mu na tome.

Sad kad imamo veću proizvodnju, više radnika, više pogona, moramo uspostaviti neki sistem, kako nam se ne bi dešavale greške, odnosno da smanjimo broj loših proizvoda i minimizujemo gubitke. Zato ćemo uspostaviti procese… identifikovati ih, odrediti veze medju njima, mapirati ih, odrediti nosioce procesa, itd, itd. Oho, eto novog projekta. Želeli smo da napravimo uredjen sistem, a dobili smo novi projekat. Odlično, napredujemo.

production_furniture

Proizvodnja odlično napreduje, prodaja isto. Sistem i dalje ima neke problemčiće, ali sada imamo dobru osnovu i procese koje polako unapredjujemo. Pojavila se prilika da saradjujemo i sa stranim partnerima, ali su oni u startu zahtevni, traže i sertifikate- za sistem upravljanja kvalitetom, bezbednost na radu, zaštitu životne sredine… Ipak, pošto bi taj aranžman sa strancima bio vrlo isplativ, pokrenućemo novi projekat- uspostavljanje sistema menadžmenta i sertifikaciju. Pravimo svoje sisteme upravljanja, i još ćemo imati validne sertifikate. Odličan projekat.

Znamo da danas sve u životu, a posebno u poslovanju, diktiraju Internet trendovi. Svuda pričaju o digitalnom marketingu. Na svakom koraku govore kako ne možeš opstati na tržištu ako ne postojiš u digitalnom svetu. Hm, moraš imati svoj sajt, plus stranice na Linkedin-u, Twitter-u, Instagram-u, Facebook-u… Hm, odredićete ili angažovati nekoga ko će kreirati sajt i postaviti profile na svim tim mrežama. Aha, eto još jednog projekta.

Stvarno, vreme prolazi, a već se osećaju rezultati svakog od tih projekata. Napretka stvarno ima. Od neke mini-firmice sada imate jednu ozbiljniju, veću i napredniju od one početne. Veći pogon, uredjen sistem rada, uspostavljeni procesi i sistemi menadžmenta, sertifikovani sistemi menadžmenta, kompletno postavljen digitalni nastup… Zaposleni su mnogo zadovoljniji, poslovanje je bolje, domaći i inostrani partneri su vrlo zadovoljni saradnjom. Wau, ovi projekti su sjajna stvar, koliko su samo lepih stvari doneli.

Kad je već sve tako dobro, na kraju godine treba i napraviti neki skup za partnere, klijente, dobavljače, zaposlene… To će biti sjajna prilika da svi podele zadovoljstvo, da se opuste, razmene ideje i kontakte, uživaju u dobrim poslovima koji su uradjeni tokom godine. Da, organizacija tog dogadjaja će biti novi projekat. Bravo, sjajan projekat za kraj uspešne godine.

ClimatePartner_6588

Projekti na sve strane, razloga za pokretanje projekata uvek ima. Što je još lepše, projekti mogu biti različiti, kao što su i razlozi za njihovo pokretanje. Ima tu mesta za svakoga.

Projekti čekaju, prepoznajte ih.