2-4 Odakle da krenemo? Od onoga što nas boli, od problema. No pain, no gain.

Ne može se popraviti krov, ako i ne primećujemo da prokišnjava. Ako primetimo, već smo svesni da postoji problem. Kada postoji problem, onda možemo i znati šta može nastati ukoliko se ne rešava problem, odnosno šta ćemo ugroziti. U ovom slučaju, mogao bi krov da počne da prokišnjava.

90

Taj trenutak, ili samo svest o tome šta bi moglo da se desi i koliko bi moglo da nas košta ako to počne da se dešava, jeste pravi trenutak da se zamislimo. Videli smo i prepoznali nešto što bi moglo da nas boli, pa ćemo zbog toga i reagovati.

Ako smo već prepoznali problem, to je veliki korak ka rešavanju problema. Svesni smo problema, znamo da ga moramo rešiti, i to je odlična stvar za početak.

Sledeća stvar je snimanje stanja. Da bismo popravili krov, moramo najpre utvrditi kakvo je stanje krova, gde prokišnjava, šta je oštećeno i koliko.

Kad smo snimili stanje, treba izmeriti šta je i koliko oštećeno, šta i koliko treba zameniti.

Pre nego što pristupimo popravci, treba utvrditi uzroke oštećenja. Nije dovoljno da zamenimo neki deo krova, i da tako rešimo problem, ukoliko se problem javlja zbog nekog drugog uzroka koji nismo rešili. Treba da dođemo do uzroka problema, i da na njega delujemo, njega da rešimo, kako nam se ne bi ponavljali isti slučajevi.

Praktično, mnogo takvih situacija imamo u poslovnim aktivnostima svakog dana. Sigurno ste već imali dosta situacija u kojima ste prepoznavali ili naslućivali problem, ali da se u sistemu nije ništa preduzimalo dok se nije desilo nešto što je stvaralo neku štetu ili krizu u organizaciji, odnosno njoj stvaralo `bol`.

91

Tek kada se stvorio taj bol, krenulo se sa različitim akcijama da se problem reši. Tada su se otkrivali i drugi problemi, lančano su se nadovezivali, i videli ste da nije sve tako jednostavno, već da treba dosta toga uskladiti. Zapravo, to bi značilo da je potrebno uspostaviti ili promeniti neke procese.

Ali, ne morate čekati da se nešto desi, na nastane neka šteta ili čak katastrofa, odnosno da se pojavi nešto što bi moglo da utiče na poslovanje i opstanak kompanije. Možete i bez toga prepoznati potrebu da se uspostave i optimizuju procesi, pa da čitavo poslovanje bude zasnovano na nekim zdravim osnovama.

Ako ništa ne boli, možda nećemo nekad ni prepoznati problem, pa ni unaprediti stanje. No pain, no gain.

Ne čekajte da nešto zaboli, da se napravi neka šteta. Uspostavite i optimizujte procese.

Advertisements

2-3 Od čega se prave procesi, koji su sastojci potrebni? Evo recepta- SIPOC.

Ima nekada komplikovanih, a nekada i vrlo jednostavnih kolača. Ono što im je zajedničko sa procesima, jeste da bez njih ne možemo.

Recimo da nemamo ništa u stanu/kući, a želimo da napravimo kolače za goste koji su se najavili. To znači da bismo trebali u marketu da nabavimo ono što nam je potrebno, napravimo smesu i spremimo kolače, i na kraju poslužimo goste.

Sad, kakve to veze ima sa procesima? Da bismo uspostavili neki naš proces, moramo ga prethodno razumeti… odnosno, znati šta je ispred i iza njega. U tome nam pomaže SIPOC metodologija. SIPOC? Da… Supplier – Input – Process – Output – Customer.

Možda ćemo ipak lakše razumeti uz neki slatkiš. Hajde da pogledamo kako bismo napravili te kolače:

Supplier – Dobavljač: Za kolače nam trebaju brašno, šećer, jaja, margarin, kakao….. i ostale sirovine. Naravno, njih ćemo nabaviti u prodavnici, nekom marketu… U tom slučaju, taj market može biti naš dobavljač, odnosno na neki način dostavljač… Ako imamo nekoga ko će nam sve to doneti, onda će za nas ta osoba biti dobavljač, a za nju market.

32

Input – Ulaz: Od dobavljača dobijamo ono što nam je potrebno za naš proces, odnosno da bismo proizveli ono što je cilj našeg posla. U ovom slučaju, pošto proizvodimo kolače, naš ulaz će biti baš ti proizvodi koje dobijamo od dobavljača, a koji su nam potrebni da od njih napravimo kolače koje želimo. Dakle, brašno, šećer, jaja, margarin, kakao, itd.

43

Process – Proces: Od toga koje smo kolače izabrali da pravimo, zavisiće i kako će izgledati naš proces. Možda će, na primer, početi tako što ćemo izvaditi neku posudu i mikser, zatim razdvojite belance od žumanceta, umutiti belance i dodati šećer, itd…

54

Output – Izlaz: Ono što je nastalo kao rezultat naše „prerade, obrade“, tj. procesa, jeste izlaz procesa. U našem slučaju, to su gotovi kolači, spremni za posluženje.

65

Customer – Kupac, korisnik: Onaj kome je proizvod ili usluga i namenjen/a jeste kupac, odnosno korisnik proizvoda/usluge. U slučaju ovih kolača koje smo pravili, to su naši gosti. Dobro, verovatno bismo i mi izvršili „kontrolu kvaliteta“ te poslastice.

 76

Sjajno, to je ono što smo hteli… sad nam je sve jasno- ko, šta, zašto… sad ćemo napraviti i proces, pa ćemo znati i kako.

Možda su za ovakav proces suvišne reči, pa ćemo to predstaviti ilustrovanim procesom. Jasno i logično, zar ne? Posebno, ne možemo da pogrešimo ili propustimo nešto.

21

Ovaj SIPOC je zaista sjajan… sad kad znam šta je, lakše nam je i da pravimo kolače… i još lakše da uživamo u njima.

 Sladite se, procesi su vrlo ukusni. SIPOC.

2-2 Crna kutija? Ne, to je kod aviona, ovo je proces.

Kada se pomene pojam procesa, mnogi začuđeno pogledaju i zamisle se. Obično to što neki zovu “proces” zamisle kao neku crnu kutiju.

Crna kutija… nešto zatvoreno u čemu se svašta dešava, ali nikome nije jasno šta. Znaju samo da nešto ubaciš i na kraju nešto ispadne.

To deluje kao neka mašina… ubaciš nešto, to se preradi, obradi, i na kraju izađe nešto što nam treba.

Da, otprilike tako radi i ta crna kutija zvana proces. Šta je, u stvari, ta naša mašina zvana proces? Šta ona radi?

Untitled0

Zamislite da ste prikupili veš za pranje, ubacili ga u mašinu, i na kraju dobili opran veš. To vam je svima poznato. Naravno, pitate se gde je tu proces.

Evo, sve ono što se dešava od trenutka uključenja mašine do sledećeg trenutka u kojem ona završi pranje i isključi se jeste proces koji ona obavlja.

Proces, u stvari, jeste baš to pretvaranje nekih ulaznih elemenata u izlazne, i to tako što za to koristimo neka sredstva i upravljamo na neki način.

Untitled00

Da, tako smo u našu mašinu ubacili veš i prašak, i to su bili ulazni elementi.

Kao izlaz, dobili smo čist, opran veš. Baš ono što smo želeli.

Naravno, za to nam je bila potrebna mašina, kao resurs, sredstvo koje će obaviti sve što je potrebno.

Konačno, tom mašinom smo upravljali mi, zajedno sa nekim programatorom koji se nalazi u njoj i koji joj zadaje režime rada.

Kad pomoću procesa možemo da operemo veš, onda možemo sve. Želeli biste i da ga osušite? To je već novi proces. Taj veš upravo izvađen iz mašine je sada ulazni element za sledeći proces.

Srećno, iz procesa u proces.


2-1 Svi pričaju o procesima… ali, šta je to i čemu služi?

Stalno slušate o tome kako je potrebno da se uspostave procesi… u Vašoj kompaniji, različitim institucijama, državnoj upravi, javnim preduzećima… Svi pričaju o njima, a pitaju se šta je to, i čemu to služi. Pitaju se šta bi radili sa njima, sve i da ih imaju.

Svako već ima neke procese u svom životu, pa i ako ih nije svestan. Za neke stvari ih ima, možda i nisu najbolji, ali radi po njima. Za neke druge ih uopšte i nema. Ako ih ima, kakvi god da su, sigurno mu je lakše.

Procesi su neka vrsta algoritma, smernica za postupanje u poslovnim aktivnostima. Drugim rečima, oni nam tačno definišu šta da radimo i kojim redosledom, odnosno šta uradimo u situaciji kada postoji neka dilema ili više mogućnosti.

untitled

Setite se samo koliko na poslu imate situacija koje dovode do bespotrebnog troška, gubljenja vremena, propuštanja poslovnih prilika, neostvarenja planova, raznih sukoba među zaposlenima i sa klijentima… Čekate, imate dilemu, ne znate šta su mogućnosti i šta da uradite u nekom slučaju… onda morate da zovete nekoga od pretpostavljenih, da se konsultujete, da proverite da li nešto smete da uradite ili ne…

Sve to Vam ne treba, zar ne?

Zamislite samo prijavljivanje za posao na sajtu neke kompanije. Pa, i to je proces. Ako imate formiran nalog, možete odmah da pošaljete svoj CV, i sistem će prihvatiti. Ako ne, moraćete da kreirate nalog, potvrdite ga u poruci koja Vam je poslata na e-mail, pa tek onda da preko formiranog naloga pristupite i pošaljete CV. Sam sistem, kao što vidite, takođe ima definisane procese: ako ima nalog, pusti ga da popuni obrazac i pošalje CV; ako nema, vrati ga da se registruje. Takvi sistemi često imaju i podprocese, koji Vas teraju da popunite sve obavezne podatke.

Ako je na početnoj stranici objašnjen ili nacrtan proces, biće Vam mnogo lakše, nećete gubiti vreme i živce. Ukoliko Vam je jasno koji korak treba da pređete da biste došli na sledeći, biće Vam mnogo lakše. Zato Vam je lakše i bolje da sledite proces, jer ćete tako najlakše i najbrže izvršiti prijavljivanje i slanje CV-ja, i u isto vreme ostvariti cilj.

      process map   11

Šta ste dobili time?

Uštedeli vreme, novac, poštedeli sebe nerviranja, ostvarili ciljeve koje ste želeli, niste propustili neke poslovne šanse, zadržali pozicije koje ste imali, popravili svoj rejting, tačno uvek znate ko i šta radi, šta je sledeći korak… Dovoljno, zar ne?

Nikuda bez procesa.